棚卸の目的

色々と面倒

楽しい棚卸

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経理部では9月末と3月末に「棚卸」というものをやります。 スーパーなどで「今月○○日は棚卸のため定休日」という貼り紙が ありますが、あの棚卸のことです。 私はブラック企業に在籍していた時、一人で棚卸を担当していました。

今回は、そんな棚卸の話。

棚卸の目的

まず、何で棚卸なんてものをやるのかというと、 理由は2つあります。

1.期末在庫額を知るため

材料、仕掛品、製品それぞれ、何円分残っているのか 調べないと、貸借対照表の資産の欄が埋まりません。 また、帳簿上のデータと、実際の個数が きちんと合っているのかということも調べます。

2.当期使用量を知るため

期末の在庫額が分かれば、下の図より 当期に使用した(失くした分含む)額が分かります。

棚卸し
20+80=?+?

棚卸しその2
棚卸すれば、20+80=?+25 となる。 これで当期使用額が分かる

帳簿上のデータと実際のデータとで差異があれば、 差異を決算で計上します。

棚卸のやり方

1.棚卸表の印刷

棚卸から約10日前に、PCから材料、仕掛品、製品のデータを抽出し、 下のような棚卸票に全部プリントアウトします。


真中にミシン線が入っている特殊用紙で、何万枚も印刷

私がプリントアウトしていたのは本社分だけで、 支店などにはデータを送って、印刷してもらっていました。 本社分だけでも何万枚と言う数になり、深夜まで印刷していました。

2.他部署に配布、貼付

プリントアウトした棚卸票は、各部署の課長さんに渡します。

で、課長さんは各部署の現場の人たちに、 棚卸票を貼るように言います。 部署によって枚数が違い、開発とかは少ないのですが、 資材や営業は枚数が多くて地獄だったようです。

完成品は製造管轄か営業管轄かいつも揉めていたのですが、 製造のゴリ押しでいつも営業管轄になっていました。

3.棚卸当日

当日は朝早くから資料の準備をします。 9時過ぎに監査法人がやってきて、一緒に現場を見て回ります。

現場では、棚卸票の数と実際の数が一致しているか、 抜き打ちで20種類くらいチェックします。

抜き打ち検査で不一致だったことは一度も無かったのですが、 不一致だと、一体どうなっていたのでしょうか。 (私なら、雑損とか計上して誤魔化しますが)

で、棚卸票を現場から回収し、漏れがないかチェックし、 表にまとめて監査法人の判をもらったら終了です。

棚卸で面倒なところ

これで棚卸の一連の流れは終了なのですが、 データの辻褄合わせをしなきゃいけません。 やったことある人なら分かるでしょうが、これがまた面倒なんです。

預け品

自社所有の材料や製品が、全て自社倉庫にあるとは限りません。 他社に預けていたりすることもあります。 その場合、預け先の営業なり経理なりの人から 「確かに預かってます」という証明書をもらわないといけないのです。

この預け品証明書、国内の会社ならすぐもらえるのですが、 外国の企業だと証明書くれといってもちっともくれません。

特に○○系企業は、1ヶ月以上経っても証明書を送付しませんでした。 (ちなみに、会長が○○系企業から接待を受け、それに味をしめて取引や技術提携を行なったら 売掛金を踏み倒された上に技術を盗まれたのは良い思い出です)

10日前のデータと棚卸当日のデータの相違

棚卸票を印刷するのは、棚卸当日から10日前のことです。 こうしないと準備期間がありません。

問題なのは、その10日間の間に在庫の移動があることです。 きちんと現場が把握しておけば良いのですが、 「知らない」「分からない」などと言い出すとぼけた現場もあります。

そういう現場を脅したり持ち上げたりして、なんとか在庫の行方を追うのは とても骨の折れる作業でした。

以上、思い出したことをダラダラ書いてみましたが、 これからはスーパーとかで「○○日は棚卸作業」という貼り紙を見たら 「ああ、大変なんだなぁ」と思っていただければ嬉しいです。

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